CAREERSITE
Het ATS. Een basiscursus in 5 stappen.
27 jan 2019 - Philippe Demeyer
Een applicant tracking system (of ATS) is een softwareoplossing waarmee je als bedrijf bijna het volledige werving- en selectieproces kan automatiseren. Meer dan 98% van de bedrijven uit de Fortune 500 gebruikt een ATS, en dan vooral de organisaties die voor elke vacature duizenden aanmeldingen binnen krijgen. Maar wat zijn de mogelijkheden en functionaliteiten van het systeem en welk soort bedrijven hebben er nu echt baat bij?


1. Wat doet een ATS?
Een ATS brengt vacatures en kandidaten bij elkaar. Het automatiseert en organiseert alle recruitmentactiviteiten van een organisatie en zorgt voor de optimale match tussen vacatures en kandidaten. Taken die je met je ATS kan uitvoeren zijn bijvoorbeeld vacatures aanmaken en publiceren, kandidaten uitnodigen, kandidaten afwijzen, talent zoeken, matchen, volgen, e-mailen, informeren, enzovoort.

Je ATS geeft je op elk moment toegang tot essentiële gegevens van kandidaten (cv's, motivatiebrieven en andere persoonlijke informatie) en de contacten die je met hen onderhoudt. Het helpt je jouw recruitment proces beter te managen, vanaf het eerste contactmoment tot en met de uiteindelijke aanwerving. Een compleet ATS heeft alles in huis om online te searchen, te matchen, vacatures te plaatsen en te beheren op je eigen website, workflows in te richten, bulkmailings te versturen, rapportages op te stellen en nog veel meer.

2. Hoe werkt een ATS?
Een ATS maakt gebruik van trefwoorden om te bepalen of een bepaald cv correspondeert met je openstaande vacature. Die trefwoorden moeten kenmerkend zijn voor een specifieke vacature, zodat het systeem een match kan maken op basis van de gelijkenissen tussen het curriculum van de kandidaat en de omschrijving van de aangeboden baan.

Hierdoor lijkt de werking van een ATS sterk op die van zoekmachines op internet. Het verschil is dat applicant tracking systems nog waarde toekennen aan het aantal keer dat een bepaald trefwoord voorkomt in een CV, terwijl in zoekmachines deze factor iets minder van belang is. Sommige systemen maken ook syntactische en semantische analyses. In dat geval wordt niet alleen gekeken naar het aantal keer dat een trefwoord voorkomt, maar ook naar welke trefwoorden verband houden met de content in de vacature.

3. Wat zijn de belangrijkste doelen van een ATS?
Een ATS zou altijd uit moeten gaan van twee doelstellingen:

1. Het wervingsproces optimaliseren
Een goed rekruteringssysteem optimaliseert het wervingsproces voor werkgevers of recruiters. Het zorgt voor een snelle, correcte en overzichtelijke verwerking van gegevens tijdens het rekruteringsproces. Het vergroot de effectiviteit en productiviteit van recruiters en stelt hen in staat betere kandidaten aan te trekken. Hierdoor kan je sneller, effectiever en doelgerichter rekruteren en betere resultaten bereiken.

2. Een positieve candidate experience creëren
Een goed rekruteringssysteem is niet alleen handig voor recruiters, maar ook voor kandidaten. Omdat alle processen sneller, prettiger en effectiever verlopen, houdt de recruiter energie en tijd over om een persoonlijke relatie op te bouwen met kandidaten. Hierdoor kan je de kandidaat volledig centraal stellen en hem of haar een goed gevoel geven na elk contactmoment (zelfs bij een afwijzing).

4. Waar haalt een ATS de meeste resultaten?
Applicant Tracking Systemen zijn vooral geschikt voor omvangrijke selectieprocedures, waarbij een groot aantal sollicitanten solliciteert voor een vacature. In plaats van het doorspitten van bijvoorbeeld 300 cv's, maakt het ATS een voorselectie van tien personen op basis van de trefwoorden die in de cv's voorkomen. Daarna volgt de laatste filter: een persoonlijk gesprek met de voorgeselecteerde kandidaten, zodat vervolgens de meest geschikte kandidaat kan worden gekozen.

5. Welk ATS past bij jouw bedrijf?
De eerste applicant tracking systemen werden uitgebracht als op zichzelf staande en gespecialiseerde systemen. Tegenwoordig beschikken ook de grote HRM-pakketten over een ATS, vaak in combinatie met functionaliteiten als salarisbeheer of talentmanagement. Bedrijven die willen beschikken over een ATS hebben nu tal van mogelijkheden: on-premise of in de cloud, verschillende licentiemodellen, SaaS, hosting, social web (LinkedIn, Glassdoor), etc.

Bij de selectie van een ATS is het belangrijk een systeem en een leverancier te kiezen die passen bij de aard en de wensen van jouw organisatie. Om een juiste keuze te maken is het handig om de volgende factoren vooraf duidelijk in kaart te brengen:

  • Het recruitmentdoel dat behaald moet worden;
  • De functionaliteiten die het ATS moet hebben;
  • De mogelijkheden om het ATS te koppelen aan andere systemen;
  • De candidate experience die het ATS meebrengt;
  • De gebruiksvriendelijkheid en de mogelijkheden om zelf aanpassingen te maken;
  • De kosten die gemaakt mogen worden tijdens de implementatie van het systeem
Wil je weten wat je moet vragen en waar je op moet letten als je overweegt een rekruteringssysteem aan te schaffen?
Contacteer mij dan op philippe@elements.career en ik zorg direct voor een afspraak.


Philippe Demeyer
Solution Partner Employer Branding
Met meer dan 25 jaar ervaring in zowel HR als marketing, is Philippe gespecialiseerd in Brand Experience. Daarin maakt hij de combinatie tussen customer en employee experience. Hij gelooft sterkt in digitale innovatie en big data en streeft ernaar om de emotionele ervaring en technologie samen te brengen. Als Employer Branding partner neemt Philippe de strategische uitdaging aan om het talent bij Elements.career tot zijn volle potentieel te brengen en tegelijk de business te boosten.
Contacteer ons voor meer informatie.
"By clicking the button you agree our Privacy Policy"